こんにちは、りーりです。
この記事では、仕事を効率的に終わらせるノウハウを解説しています。
残業時間を減らして家族との時間を優先したい。
以上のような、業務に追われている方に向けてのアドバイスをいたします。
この記事の内容
- 残業について
- コンピュータの活用について
- 私は事務作業に、コンピュータ処理を取り入れて、業務の効率を上げることが出来ました。
- 社内での評価が上がり、働きやすい環境を手に入れることが出来ました。
- できるだけ定時に仕事を切り上げて、隙間時間にブログ運営を始めることができ、お小遣い程度の金額を稼いでいます。
- パソコンが使える環境なら業務の一部を効率化できる可能性があります。
本記事では、業務の効率化の考え方に解説しました。
業務を効率化させる機能がパソコンにはあります。
身につけた知識は、副業に挑戦する時にも活かせます。
「仕事を早く終わらせたい・・・」という人は、この記事を読めば作業の効率化の全体像が理解できますよ！
業務量をコントロールして、残業代を稼ぐ方にも見ていただきたい内容です。
※５分で読めますので、最後までじっくりとご覧ください。
残業について
望む残業と望まない残業がありますよね。
- 給料を補填する為に残業代を必要としている人
- 処理に追われる残業
- 付き合い残業
- サービス残業
出来ることなら残業をしたくありません。
信頼関係が大切なので、正確性や質を落としたくありませんよね。
頑張って残業しても、身体と心の回復には時間がかかります。
データ処理などの判断回数が減るだけで、疲労感が軽減されるはずです。
パソコンは繰り返し処理のプロフェッショナルです。
- パソコンを上手に活用すると、正確性を保ったまま業務を進めることが出来ます。
社内の風土でサービス残業・付き合い残業が多く努力での改善が難しい場合は、転職も１つの選択肢ですね。
転職成功率９５％（CodeVillag調べ）の無料カウンセリングを活用してみると、新しい何かを発見できるかもしれません。
残業・休日出勤したくないなら！
業務内容の把握
業務の性格とは、業務が持つ特性を意味します。
- 発注作業（在庫数の確認→規定数以下であれば発注処理）
- 転記作業（Wordからエクセルへのコピー＆ペースト）
- データ抽出作業（エクセルデータから必要項目だけを抽出）
- データ入力（売上結果を入力）
- 電話対応（対話者の意向を読み取り、対応可能な条件などを判断する作業）
- メール返信（送信者の意向を読み取り、対応可能な条件などを文章で相手に伝える作業）
- 売上予測（現在の売上データをグラフなどに変換させて、特徴や顧客の動向を分析する作業）
- 帳簿入力（事業運営に必要な数値を入力する定期的な作業）
- 報告書（問題点、研修結果などを文章・図画などで伝える作業）
というように、業務には様々な内容があり、組織・会社・場所・時によって求められる内容は変わります。
業務の効率化のイメージは、以下のとおりです。
１ 繰り返し作業を確認する。
↓
２ プログラムなどで反復作業ができないかを調べる。
↓
３ 繰り返し処理をするファイルを作るのにかかる時間を調べる。
↓
４ 費用対効果を考える
↓
５ 効果が高ければ、繰り返し処理をするプログラムやエクセル関数（マクロ）を作る。
↓
６ 効果が低ければ、一部分でも楽に作業をできないか考える。
このように、作業や判断の中に関数やプログラムを取り入れることで、業務の効率化ができます。
私たち”人”が判断して処理するより短時間で正確な結果を得られるという流れとなっています。
プログラム言語の種類
コンピューターに処理させる内容を書いた文字のことです。
プログラムには、たくさんの種類があります。
代表的なプログラムは以下のとおりで、覚える必要はありません。
- Java
- PHP
- JavaScript
- C/C++
- Python
- Ruby
- HTML
- Swift
- R
- プログラムは即効性がありません。
このような言語を使える方は、既に効率的に業務をこなしています。
いきなりプログラミング言語を使いこなすことは、難しいので他の手段を考えるべきです。
ExcelやGoogleスプレッドシートには、プログラムとよく似た機能を持つ関数があります。
安心してください。
関数を取り入れるだけで、業務のスピードアップが期待できます。
代表的なエクセル関数
- SUM関数（合計）
- AVERAGE関数（平均値）
- MEDIAN関数（中央値）
- MODE.MULT関数（最頻値）
- MAX/MIN関数（最大値・最小値）
- LARGE/SMALL関数（大きい方・小さい方からの順番）
- COUNT/COUNTA関数（数を数える関数）
- ROUND関数（四捨五入）
- IF/IFS関数（条件分岐）
- SUMIF/SUMIFS関数（条件に合った数値の合計）
- COUNTIF関数（条件に合ったセルの合計）
- VLOOKUP関数（条件に合った値を抜き出してくれる関数）
これらの関数は、業務の効率を確実に高めてくれます。
覚える必要はありません。
関数でこんな処理ができるんだ！って思っていただくだけで良いんです。
Googleで「エクセル 関数名」と検索すれば、使い方を教えてくれる記事がたくさんヒットします。
エクセルの関数は、小中学校程度の算数を理解していれば、十分に使いこなすことができます。
必要になったとき、あの関数で処理できるかも？という気づきが大切です。
実は関数とプログラムは、似て非なるものですが、使われている英単語は共通点があります。
つまり、関数に慣れることはプログラムを使う近道になるのです。
- 関数にはプログラムより強い即効性があります。
目に見えて業務のスピードがアップします！
- パソコンに仕事の一部をさせてみて、体感してみることが大切です。
PC活用ちゃんねるさんが、関数の基礎についてわかりやすい動画を公開してくれています。
困ったとき、パラパラとめくりながら探せます。
効率良く体系的に関数を調べれる安心感とスピードは段違いです。
プログラミング教育
関数で物足りないと思った方には、プログラミング教育を受けることをおすすめします。
私もPythonと呼ばれる言語を勉強しました。
スマホで撮影した画像の切り抜きやファイル名の変換、PDFからテキストデータの一括取込、エクセルシートの自動作成などプログラムを取り入れることで、今まで手作業で処理を自動化することが出来ます。
プログラムの内容によっては、動くまでに１時間から数日の時間を要します。
このpython１年生は、表紙のデザインから分かるとおり、初心者にも優しい内容で書かれています。
業務を自動化するのに適したライブラリがたくさん用意されていて、無料で使えるのがpythonの魅力です。
時間単価・残業単価
大切なこと
- 結果を出すこと ≠ パソコンを使うスキル
仕事を効率的に終わらすことが目的です。
高度なことはプロにお任せしましょ。
目の前にある課題を効率よく正確に早く処理する最善の方法を選択するということ！
未経験者がパソコンに高度な処理を求めるには、経験、費用、時間、スキルが必要です。
業務の全体を処理するようなプログラムは、時間をかければ形にはなるでしょう。
取引業者のデータ形式が変わった場合には、あなたが１から手直しをしなければなりません。
パソコンアレルギーを持つ方は、「ボタン１つ」で出来ると思っている方がいます。
あなたがこのような業務の責任者になれば、業務は増える一方です。
プログラムや関数の良いとこ取りが理想です。
時間をかけてプログラムを習得しても、業務の効率化が期待できなければ、目的を達成できていない。
効率化グッズ
パソコンの画面が増えると、転記などの作業効率が上がります。
古いパソコンの場合には、買い替えやメモリの増設を検討する必要があります。
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